GESPÚBLICA FFCLRP

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GESPÚBLICA USP é o Programa de Gestão Estratégica e Desburocratização da Administração na Universidade de São Paulo, instituído pela Portaria GR nº 3735, de 23 de fevereiro de 2007, com base no Decreto Federal nº 5.378, de 23 de fevereiro de 2005, e no Decreto Estadual nº 51.467, de 02 de janeiro de 2007, com o objetivo de otimizar procedimentos e aperfeiçoar a prestação de serviços da Universidade aos cidadãos e à sociedade, considerando a necessidade de elaboração e implementação de projetos visando simplificar os procedimentos e minimizar os entraves burocráticos que possam comprometer a qualidade da prestação dos serviços referidos.

 

O GESPÚBLICA USP

deverá contemplar a formulação e a implementação de medidas integradas em agendas de transformações da gestão, necessárias à promoção de resultados para a consolidação da administração voltada ao interesse do cidadão e à aplicação de instrumentos e abordagens gerenciais, que objetivem:

I – promover a governança, aumentando a capacidade de formulação, implementação e avaliação das políticas de gestão;

II – promover a eficiência, por meio de melhor aproveitamento dos recursos, relativamente aos resultados das ações da Universidade;

III – assegurar a eficácia e a efetividade da gestão, promovendo a adequação entre meios, ações, impactos e resultados; e

IV – promover a gestão democrática, participativa, transparente e ética.

Para a consecução disso, as Unidades foram convidadas a aderirem ao programa para colaborarem no processo, implementando ações de melhoria e implantando ciclos contínuos de avaliação e de melhoria da gestão, tendo como referência um modelo de excelência em gestão, feito por meio da auto-avaliação contínua, obtendo validação dos resultados da sua gestão.

A partir da adesão, a Unidade participou de uma oficina e de grupos de trabalho para desenvolver o seu “Plano de Melhoria de Gestão”.


Plano de Melhoria de Gestão

Este Plano de Melhoria de Gestão foi elaborado com o objetivo de implantar uma prática de gestão que atingisse a todos os usuários/colaboradores, permeando os diversos setores da Instituição. Ele faz parte da implantação do Programa Gespública na Faculdade de Filosofia Ciências e Letras de Ribeirão Preto (FFCLRP-USP) e leva em consideração a auto-avaliação, realizada durante a 1ª fase deste programa.
A ação de melhoria escolhida foi a implantação de um canal de comunicação entre os diversos setores e indivíduos, atingindo, inclusive, a alta direção. Pretende-se, com isso, criar uma forma de comunicação acessível a todos, permitindo o trânsito de informações em vários sentidos e direções. Entende-se como sendo necessária a troca de informações no sentido horizontal, ou seja, entre indivíduos que exerçam cargos/funções semelhantes, e também no sentido vertical, sendo, neste caso, entre os vários níveis de hierarquia da Instituição. Nos dois casos pretende-se que a comunicação ocorra de forma a que todos possam "ouvir e serem ouvidos".


Detalhamento

Um canal de comunicação para ser eficiente tem que obedecer a alguns requisitos básicos, ou seja, acessibilidade, agilidade e atratividade. Dentre as diversas possibilidades, escolheu-se a utilização de um canal digital, aproveitando-se de uma estrutura pré-existente. Trata-se do Portal da Faculdade de Filosofia Ciências e Letras de Ribeirão Preto, que é um sistema de informações e serviços da FFCLRP. Este Portal, que pode ser acessado pelos alunos de graduação e de pós-graduação, pelos funcionários e pelos docentes, possibilita a realização de pesquisas e enquetes com os diversos setores de forma seletiva; permite a disseminação de informações; a disponibilização de formulários e material didático e etc.. Desta forma, as diversas instâncias da administração poderão realizar ações que poderão atingir um grande número de pessoas e de forma ágil. A utilização do Portal auxiliará na obtenção de diversos indicadores nas áreas acadêmica, administrativa e de extensão à comunidade. A situação atual mostra que estão disponíveis indicadores específicos de alguns setores e que, na maioria das vezes, ficam restritos a seus utilizadores.
A utilização do Portal, por alunos e docentes, iniciou-se há 10 meses e esses têm à disposição o disco virtual, a área para divulgação de material didático, o fórum e a realização de enquetes. Atualmente, a Página Pessoal está disponibilizada apenas para os docentes e funcionários realizarem testes e ou treinamento de uso e, a divulgação e distribuição de documentos internos, para docentes, funcionários e alunos. Ainda está em fase de implementação uma área para divulgação de assuntos que a alta direção julgue serem de interesse geral (Palavra do Diretor), uma área para que todos possam enviar opiniões e sugestões (Fale com a Filô) e, ainda, a geração de dados para a obtenção de indicadores.

O número de usuários cadastrados atualmente é de 1321, sendo 1203 alunos (o que corresponde a 52% do total de alunos matriculados na Unidade), 76 docentes (45% do toal de docentes da Unidade) e 42 funcionários (23% do total de funcionários da Unidade). Estão disponibilizados 774 arquivos de material didático e 22 páginas pessoais. A meta desejada é atingir 90% de cadastramento de usuários (alunos, docentes e funcionários) no Portal da Unidade.


Os resultados esperados com a implementação dessa prática são:

aprimorar o contato da alta direção com os usuários;

diminuir o índice de trabalho em duplicidade;

facilitar a obtenção de indicadores;

aumentar e aprimorar a disseminação de informações;

aumentar o uso do Portal.


Os pontos críticos para execução dessa melhoria são:pessoas e setores que apresentam relutância em utilizar os recursos de informática;

falta de hábito em realizar essa atividade rotineiramente;

falta de conhecimento técnico;

iniciativas paralelas de criação de páginas para divulgação de informações e solicitações de serviços;


O prazo para a implantação e disseminação dessa prática é de aproximadamente 6 meses, sendo dividido nas seguintes etapas:

aperfeiçoamento do Portal: 3 meses

divulgação do Portal: 1 mês

treinamento para utilização do Portal: 3 meses


Os responsáveis pela implantação dessa prática serão designados da seguinte forma:

01 representante por Departamento

01 representante da área Acadêmica

01 representante da área Financeira

01 representante da área Administrativa:

01 representante da Diretoria


Os recursos necessários para a implantação dessa prática serão utilizados, principalmente, na ampliação da estrutura para acesso ao Portal, com a instalação de um número maior de terminais de computadores para uso comum. Esses recursos já estão previstos no orçamento da Unidade.


As ações, necessárias para a capacitação dos responsáveis pela implantação, serão feitas pela Comissão GESPÚBLICA desta FFCLRP e que participou da Oficina de Implantação do Programa Gespública, realizada pela Comissão Central do GESPÚBLICA USP.


As ações de melhoria serão divulgadas para a todos os usuários após a definição das respectivas responsabilidades.
Durante o período de implementação dessa Prática de Gestão, a Comissão da FFCLRP realizará reuniões mensais com os responsáveis, para verificar o andamento das atividades.

 

Ribeirão Preto, 09 de outubro de 2007



Prof. Dr. Francisco de Assis Leone
Diretor

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